みなさんは普段ビジネス書をどれくらい読んでいるでしょうか？全く読まない方であれば、最後に本を手に取ったのがいつだったか思い出せないくらい前に遡るかもしれません。私もあまりビジネス書は読まない方でしたが、久しぶりに手にした本がとても面白かったので私のおすすめとして紹介させていただきます。
おすすめのビジネス書「トヨタの会議は30分」
画像引用：Amazon
私がこのビジネス書を見つけたのは書店だったのですが、なんと言ってもタイトルのインパクトに目を奪われました。そして、会議が30分で終わるなんていったいどのようにして話が進んでいくのか知りたいと思いました。
最近では、リモートワークが導入されているので自宅から会議に参加することが増えてきました。直接顔を突き合わせて話をしているのではないので、会議が長引いてしまうと集中力もすぐなくなってしまい見えないようにスマホをいじったりしている人ももしかしたらいるかもしれません。それを考えると30分で会議を終わらせることはメリットしかないように私は思いました。
このビジネス書に書かれている内容はこちらです。
- 極限まで無駄を減らす「時短会議術」
- 確実に相手を仕留める「コミュニケーション術」
- トヨタ魂の根幹「本質思考」
- スピリットをつなぐ「トヨタの教育」
- 良好な人間関係を築く方法
- 人間力を嵩上げする「配慮」のつくり方
どれも気になる内容ばかりですが、この中から私が特に感銘を受けた項目を紹介していきます。
30分会議で生産性の向上を行う
まず最初に紹介するのが時短会議術です。そもそも「時短会議」という言葉をこのビジネス書で初めて聞いたのですが、トヨタでは会議は30分と口を酸っぱくして言われているのだとか。会議の時間として参加者のスケジュールを1時間抑えるのがベーシックだと思っていたのですが、トヨタはその半分の30分。まずここで驚きです。
しかし、ただ単に30分と決めているのではなくいくつかルールがあるようです。
- 延長する可能性を考えて立て続けに会議を入れない
- 30分の会議の後の30分は空けておく
- 関係者には事前にアジェンダを共有する
- 解像度の高い議題を事前共有する
- 各参加者が議題から事前に必要な情報や資料を用意する
- 会議の最後に「次は何をするか」を決める
このルールを見てみると当たり前のことしかないのに気づきました。大体長引く会議は「どうしようどうしよう」と無駄に時間が過ぎていくものです。ルールにあるように事前に必要な情報や資料を用意すれば会議で悩む必要はありません。
議事録を作らずにホワイトボードの内容を使う
会議を行う際は、誰がどのような発言を行なったのか最終的に決定した事項など議事録を作成します。しかし、トヨタでは保ワイドボードの記入内容をそのまま議事録としてまとめることが多いそうです。
書いた内容をそのままプリントする、データ化することができるホワイトボードを活用する、スマートフォンのカメラで撮影する。このような方法を用いて議事録の作成時間をカットしています。
ビジネス書の中には議事録を清書するなど、生産性の低い行をしている暇な社員はいない。1番大切なのは時間をかけて清書された書類を見るのではなく会議での内容をスピーディーに関係者に伝えることと書かれていました。
会議ではメモを取らない
会議に参加している人見ていると、ペンを片手に話を聞いている人はいませんでしたか？トヨタの会議では基本的にメモを一切取りません。メモを取らずに相手の表情や身振り手振りを感じながら話を聞いた方がよく深く理解することができるためです。
興味があることならメモを取らなくても勝手に覚えているとも言われているそうです。確かに会議中に取ったメモは後から見返すことなんてほとんどないですし、そもそも書いたことすら忘れていることの方が多いですよね。
あえて空気を読むのをやめる
あるトヨタグループの社員が次のような発言をしたそうです。「空気を読む力はあるけれど、あえて読まない判断をする人が本当に空気を読める人だ」。
この役員の方は上司や周囲の顔色を伺ってしまい言いたいことが言えない環境になるのがトヨタにとってよくないことであると感じていたと思います。また、ストレートに自分の意見を伝えることができる人が少ない日本社会を象徴しているような発言ですよね。
必要と感じたら空気を壊してまで発言をする。この行為が世界でトップを走り続けるトヨタの秘密なのかなと思いました。
最後に
今回は、私がおすすめするビジネス書「トヨタの会議は30分」を紹介しました。トヨタで行われている会議術を中心に紹介したのですが、どの内容も参考になるものばかりだったと思います。
ビジネス書の中では会議術だけではなく、良好な人間関係を築くためのポイントなど社会人として必要なスキルについても書かれています。気になる方はぜひ読んでみてはいかがでしょうか。
